Informationen gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Teilnehmer an der Smart Country Convention 2021 (SCCON 2021 Special Edition)

Datenschutz hat bei der Messe Berlin GmbH (im Folgenden „Messe Berlin“) hohe Priorität. Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an der SCCON 2021 Special Edition und ergänzen die allgemeinen Datenschutzhinweise der Messe Berlin. Für besondere Fälle der Datenverarbeitung gibt es ggf. separate Datenschutzhinweise.

 

1.     Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Die Messe Berlin GmbH, Messedamm 22, 14055 Berlin, E-Mail: central@messe-berlin.de, der Bitkom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) und die Bitkom Servicegesellschaft mbH (Bitkom Service), Albrechtstr. 10, 10117 Berlin, E-Mail: bitkom@bitkom.org sind gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne der DS-GVO im Zusammenhang mit der Smart Country Convention, wobei Bitkom und Bitkom Services sind für die Durchführung des Konferenz- und Weiterbildungsprogramms und die Messe Berlin GmbH als Veranstalter für die Durchführung der Expo und die Aussteller- und Partnerbeziehungen verantwortlich ist. Die Messe Berlin GmbH, Bitkom und Bitkom Service haben eine Vereinbarung gemäß Art. 26 DS-GVO getroffen, in der entsprechend der vorgenannten Aufgabenverteilung festgelegt ist, wer welche Verpflichtungen nach der DS-GVO erfüllt.

Für Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich an den gemeinsamen Datenschutzbeauftragten der Messe Berlin GmbH (Anschrift: wie oben; E-Mail: datenschutz@messe-berlin.de), den Datenschutzbeauftragten der Bitkom und Bitkom Service: datenschutz nord GmbH, Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin, E-Mail: office@datenschutz-nord.de oder an die gemeinsame Anlaufstelle unter DatenschutzSmartCountry@bitkom-service.de wenden.

2.     Kategorien und Quellen der personenbezogenen Daten

Die Messe Berlin verarbeitet die Daten der Teilnehmer an der SCCON 2021 Special Edition, bei denen es sich um (potentielle) Aussteller, (potentielle) Besucher, Medienvertreter, Referenten, Ticketinhaber, Partner oder andere handeln kann. Die Daten werden im Rahmen der Online Registrierung und Profilerstellung und teilweise automatisiert mittels verschiedener Technologien erhoben. Die Messe Berlin kann Teilnehmer einladen, an der SCCON 2021 Special Edition und weiteren Veranstaltungen teilzunehmen, wenn diese ein Ticket kaufen, oder in einem anderen Zusammenhang Nutzer oder Kunde von (Online) Diensten der Messe Berlin sind. Für Aussteller werden folgende Daten aus der Kundendatenbank übernommen: Name des Unternehmens/Organisation, Adresse, Telefon, E-Mail, Webseite sowie Ansprechpartner mit Vor- und Nachnamen, Geschlecht, Telefon und/oder Handynummer und persönlicher E-Mail-Adresse.

Zum Zwecke der Teilnahme an der SCCON 2021 Special Edition erhalten Teilnehmer Zugang zu einer virtuellen Plattform, über die sie sich und ggf. ihr Unternehmen vorstellen (Profil), die SCCON 2021 Special Edition virtuell besuchen, Präsentationen und Vorträge live oder im Nachgang verfolgen können (Teilnahme) und sich treffen und vernetzen können (Kommunikation und Networking).

 

Um sich für die SCCON 2021 Special Edition anzumelden, muss eine Online Registrierung erfolgen. Ticketinhaber finden weiterführende Informationen hierzu in den separaten Datenschutzhinweisen im SCCON Ticketshop.

 

Zur Erstellung des SCCON Profils (Visitenkarte) werden folgende Daten verarbeitet: Anrede, Titel, Name, Position und Name des Unternehmens/Organisation, Kontaktdaten, Status (Aussteller, Besucher, Fachbesucher, Medienvertreter), Foto (optional), berufliche Interessen und Präferenzen, Social Media Accounts wie z.B. Xing und Linked In (optional) und Kalender ID. Zur Erstellung des Aussteller Profils werden folgende Daten verarbeitet: Ausstellername und -kategorie, Adresse, hinterlegte URL, Ausstellerbeschreibung, Businessarea, Produkte und Visitenkarten und Ansprechpartner. Aussteller können Basisprofile vervollständigen und auch Stellenanzeigen auf der Job Wall posten.

 

Für die Teilnahme an virtuellen Events, einschließlich Livestreaming, werden folgende Daten verarbeitet: Name, Unternehmen/Organisation, besuchte Räume, Sessions und erfolgte Interaktionen innerhalb der virtuellen Räume sowie Datum, Uhrzeit und Zeitdauer der Teilnahme.

 

Für die Kommunikation und das Networking werden folgende Daten verarbeitet: Name, Rolle und Name des Unternehmens/Organisation von Gesprächs- bzw. Chatteilnehmern, Inhalt, Zeitstempel und Verlauf des Chats sowie Datum und Uhrzeit von vereinbarten Terminen, Name des Gesprächspartners, Art des Termins, Notizen zu Termineinträgen, Verfügbarkeit und die Kalender ID.

 

Zur Navigation auf und für die Sicherheit der Plattform und für Analysezwecke und zur statistischen Auswertung zur Optimierung künftiger Onlineauftritte werden bestimmte Daten automatisiert mittels des Einsatzes bestimmter Technologien erhoben. Hierfür werden sog. Cookies (kleine Dateien) auf den Endgeräten der Nutzer abgelegt, im Webbrowser gespeichert und ausgelesen. Wir verwenden folgende Cookies auf der virtuellen Plattform:

 

 

Name

Eigen/Drittanbieter

Gespeicherte Daten

Zweck

Art des/der  Cookies/ Technologie

Spei-cher-dauer

XSRF-Token

Eigen

csrf

Sicherheit - Verifizierung der Übertragung

Essentiell/funktional bzw. technisch notwendig

2h

Expo_x_session

Eigen

Session (Sprach-, Profil- und Rolleneinstellung)

Sicherheit – Einstellungen

Essentiell/funktional bzw. technisch notwendig

2h

_pk_id.6.4964

Eigen (Matomo /Piwik – selfhosted)

User ID

Analyse – Besucherstatistik

Performance

1 Jahr

_pk_ses.6.4964

Eigen (Matomo /Piwik – selfhosted)

Session

Analyse - Besucherstatistik

Performance

1h

_ga, _gat_UA-123735844-28, _gid

Google Analytics (Google Ireland Ltd., Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04, E5W5, Irland)

 

(https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/de/)

besuchte Sessions, besuchte Räume, Zeitpunkt des Betretens und Verlassens, geklickte Objekte (Broschüren, Bilder, Videos, 3D Modelle), Reihenfolge der Klicks, Aufenthalt in der Nähe eines Objekts, Verweildauer und Interaktion am Objekt

Analyse – Besucherstatistik

Performance

2 Jahre

 

Sofern Teilnehmer Angaben für eine andere Person (Dritter) vornehmen oder deren Daten weitergeben, müssen diese sicherstellen und sichern zu, dass sie zur Weitergabe dieser Daten der Dritten an die Messe Berlin berechtigt sind, diese die Daten zu den in Abschnitt 3 unten genannten Zwecken rechtmäßig verarbeiten darf und die betroffene(n) Person(en) durch die Teilnehmer ausreichend über die Verarbeitung der Daten der Person gemäß diesen Datenschutzhinweisen informiert wurde(n).

 

3.     Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

 

3.1 Durchführung der SCCON 2021 Special Edition und Vertragserfüllung

Die Messe Berlin verarbeitet die personenbezogenen Daten gemäß Abschnitt 2 zum Zweck der Begründung und Durchführung des Vertrages und der Teilnahme an der SCCON 2021 Special Edition (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (b) DS-GVO). Die vorgenannten essentiellen Cookies dienen der Navigation und Sicherheit der Plattform.

 

SCCON Profil und Aussteller Profil

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um ein Profil bzw. eine virtuelle Visitenkarte bei der SCCON 2021 Special Edition zu erstellen, um neue Kontakte zu gewinnen und sich mit anderen Teilnehmern der SCCON zu vernetzen und/oder als Aussteller zusätzlich Produkte und Dienstleistungen präsentieren zu können oder Stellenanzeigen auf der Jobwall zu posten.

 

Livestreaming und Teilnahme an virtuellen Events

Die Messe Berlin verarbeiten personenbezogene Daten zur Organisation und Durchführung von virtuellen Events, Livestreams und zum Abruf von On-Demand-Videos.

 

Kommunikation und Networking

Die Messe Berlin verarbeitet personenbezogene Daten, um es Teilnehmern zu ermöglichen mit anderen Teilnehmern zu chatten und zu kommunizieren, Treffen einzurichten und zu organisieren, Notizen zu machen, an Treffen in virtuellen Räumen teilzunehmen oder Sitzungen über die Plattform zu streamen sowie zur Vereinbarung und Durchführung von Terminen und Videocalls zwischen verschiedenen Gesprächsbeteiligten.

 

Profiling/Matchmaking

Filterfunktionen innerhalb der Plattform erlauben es, nach verschiedenen Kategorien wie u.a. Branchen, Funktionen von Mitarbeitern oder Produktgruppen zu selektieren. Diese Interessenfilter können vom Teilnehmer definiert werden. Durch die Festlegung der Filterkategorien erfolgt ein automatisierter Abgleich der gesetzten Filter mit dem Ziel, das Networking zu optimieren.

 

3.2 Analyse und Auswertung zur Optimierung

Die Messe Berlin verarbeitet außerdem personenbezogene Daten, einschließlich durch die vorgenannten eingesetzten Technologien, für ihr berechtigtes Interesse an der Analyse der Teilnahme an der SCCON 2021 Special Edition und der Nutzung der Plattform und zur statistischen Auswertung zur Optimierung künftiger Onlineauftritte (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO). Teilnehmer können der Verwendung von Cookies, die technisch für die Funktion und Sicherheit der Webseite bzw. Plattform nicht erforderlich sind, über das Cookie-Consent-Tool aktiv zustimmen. Rechtsgrundlage für diese einwilligungsbasierten Cookie-basierten Verarbeitungen ist die Einwilligung des Teilnehmers (Art. 6 (1) (a) DS-GVO).

 

3.3 Kontaktaufnahme zu Informations- und Werbezwecken durch Gesellschaften
der Unternehmensgruppe Messe Berlin

Die Messe Berlin verarbeitet die personenbezogenen Daten aus dem Profil und Kontaktdaten zum Zwecke der Kontaktaufnahme, um Teilnehmern messebegleitende Informationen und Hinweise auf Eröffnungs-, Begleit- und Folgeveranstaltungen und andere Produkte und Dienstleistungen aus dem Messe-Portfolio, darunter insbesondere (redaktionelle) Newsletter, Print- und Digital-Mediaangebote, fachspezifische Webportale und, Lead-Kampagnen, zu geben. Folgeveranstaltungen umfassen auch andere von der Messe Berlin oder anderen Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin veranstalteten oder durchgeführten Messen und Veranstaltungen im In- und Ausland. Zu den vorgenannten Zwecken werden die Daten auch an andere Gesellschaften innerhalb der Unternehmensgruppe Messe Berlin weitergeleitet. Ebenso werden die personenbezogenen Daten zu Zwecken der Marktforschung und für freiwillige Onlinebefragungen verarbeitet, um das Angebot sowie die Produkte und Dienstleistungen stetig zu verbessern und im Rahmen einer Markt- und Nutzeranalyse den Bedürfnissen anzupassen. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses der Messe Berlin an der Betreuung der Teilnehmer vor, während und nach der Messe bzw. Veranstaltung und der Bewerbung gleicher und ähnlicher Produkte aus dem Messeportfolio der Unternehmensgruppe der Messe Berlin (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO).

4.     Kategorien der Empfänger der Daten und Internationaler Datentransfer

Die im Profil veröffentlichten Daten sind für alle anderen Teilnehmer der SCCON 2021 Special Edition jederzeit sichtbar. Zur Durchführung bestimmter Verarbeitungsaktivitäten im Zusammenhang mit der SCCON 2021 Special Edition (insbesondere Hosting und IT-Support, Plattform- und Datenmanagement, Leistungsüberwachung, digitale Kommunikation (E-Mail, Chat, Videochat, Video, Streaming und Screen Sharing) und Analyse) werden externe Dienstleister eingesetzt, die die personenbezogenen Daten im Auftrag der Messe Berlin verarbeiten (sog. „Auftragsverarbeiter“).

 

Die Plattform integriert bestimmte Technologien von Drittanbietern (Google Analytics) und übermittelt Daten an diese und ggf. Dritte in Nicht-EU Ländern (ggf. Google LLC in den USA – siehe hier).

 

Die Messe Berlin gibt die Daten auch an andere Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin zu den in Abschnitt 3.3 genannten Zwecken weiter.

 

Bei Veranstaltungen, die in Kooperation mit Verbänden oder Geschäftspartnern durchgeführt werden, geben wir Ihre Daten auch an diese weiter. Sofern die Messe Berlin GmbH zusammen mit einem Kooperationspartner oder Aussteller eine Marktforschung oder Online-Umfrage durchführt, erhält dieser die Ergebnisse der Umfrage (auf anonymisierter Basis).

 

Viele Teilnehmer der SCCON 2021 Special Edition, einige der Auftragsverarbeiter und der vorgenannte Technologie-Anbieter sowie einige Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin und Kooperationspartner oder Aussteller haben ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogenen Daten bieten wie die EU, insbesondere aufgrund des Fehlens eines gesetzlichen Rahmens, unabhängiger Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe. Die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer erfolgt, soweit in Bezug auf das Drittland bzw. die Organisation ein Beschluss der Europäischen Kommission („EU-Kommission“) über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO) vorliegt und ansonsten vorbehaltlich geeigneter Garantien iSv Art. 46 DS-GVO, insbesondere die von der EU-Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 (c) DS-GVO und ggf. zusätzliche Maßnahmen, wenn nötig. Von den Garantien kann eine Kopie angefragt werden (z.B. per E-Mail – für Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben). Für die Datenübermittlung an andere Teilnehmer der SCCON 2021 Special Edition ist Rechtsgrundlage die Vertragserfüllung (Art. 49 Abs. 1 (b) DS-GVO) und für die Datenübermittlung an den vorgenannten Technologieanbieter sowie Kooperationspartner oder Aussteller mit Sitz in einem Drittland die ausdrückliche Einwilligung des Teilnehmers trotz des fehlenden angemessen Datenschutzniveaus und der damit verbundenen Risiken.

 

5.     Speicherdauer

Für die Speicherdauer der mittels der in Abschnitt 2 genannten Technologien erhobenen Daten siehe oben unter Abschnitt 2. Teilnehmer können ihre Profildaten jederzeit löschen. Die in Abschnitt 2 genannten personenbezogenen Daten werden spätestens am Ende des Jahres 2021 gelöscht. Davon ausgenommen sind die Profildaten, einschließlich der Kontaktdaten der Besucher und Aussteller (mit Ausnahme der Fotos), die für Informations- und Werbezwecke (Abschnitt 3) bis zum Erhalt eines etwaigen Widerspruchs weiterverarbeitet werden. Darüber hinaus werden gespeicherte personenbezogene Daten ggf. früher gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Soweit die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Messe Berlin erfolgt, werden die betreffenden Daten nach Erhalt des Widerrufs der Einwilligung bzw. des Widerspruchs gegen die Verarbeitung nicht mehr für den damit verbundenen Zweck verarbeitet und ggf. gelöscht, es sei denn es liegen gesetzliche Ausnahmetatbestände vor. Ungeachtet dessen werden die personenbezogenen Daten, hinsichtlich derer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.

 

6.     Datenschutzrechte

Die Wahrnehmung der folgenden Rechte können Teilnehmer jederzeit gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen geltend machen (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben). Dies gilt auch für weitere Informationen zu der von den gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen getroffenen Vereinbarung.

Betroffenenrechte gemäß Art. 12-21 DS-GVO: Das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Wenn eine Einwilligung erteilt wurde, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Widerspruchsrechte

Soweit die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses beruht (siehe Abschnitt 3 oben), besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Des Weiteren kann jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung und Verwendung der Daten zum Zwecke der Werbung eingelegt werden. Die Newsletter enthalten zudem einen Abmeldelink.

Sofern ein Teilnehmer der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde freier Wahl (Art. 77 DS-GVO iVm § 19 Bundesdatenschutzgesetz). Teilnehmer können der Verwendung von nicht essentiellen Cookies durch Nutzung eines sog. Opt-Out Buttons widersprechen (siehe Cookie-Banner). Für die Google Analytics Cookies siehe außerdem:

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=dehttps://support.google.com/ads/answer/7395996?hl=de  

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